4 façons fiables de télécopier à l’ère numérique

Cent quatre-vingts ans après sa création, le fax reste le moyen le plus fiable pour envoyer des documents rapidement et en toute sécurité. Pas d’e-mail, pas de partage de fichiers basé sur le cloud, pas même de messagerie. Mais avant de sortir avec des armes à feu, comprenez ceci ; On ne parle pas du bon vieux fax mais de son équivalent contemporain : le fax numérique.

Fini le temps où l’on était bloqué lorsqu’un télécopieur manquait de papier ou de toner. Avec les progrès de la télécopie en ligne, la transmission de communications importantes est devenue beaucoup plus facile et sans tracas.

Dans ce blog, nous examinerons quatre façons d’envoyer un fax dans le monde numérique en évolution rapide d’aujourd’hui.

1. Faxer depuis un e-mail

Vous aurez besoin d’un appareil compatible Internet avec un abonnement au service de télécopie, mais le processus d’envoi et de réception de documents par courrier électronique est simple et direct.

Composez un nouvel e-mail dans votre Gmail comme vous le feriez normalement. Entrez ensuite le numéro de fax du destinataire, y compris l’indicatif du pays et l’indicatif régional, dans le champ « À ».

Ajoutez le corps de l’e-mail et tout autre détail que vous jugez nécessaire. Joignez les documents que vous devez faxer depuis votre ordinateur local ou importez-les depuis Google Drive. Une fois tous les fichiers joints, appuyez simplement sur « envoyer ».

La beauté de la télécopie en ligne est que vous n’avez pas à payer un bras et une jambe pour transmettre vos fichiers. Il existe de nombreux fournisseurs de services qui proposent des fax abordables ou gratuits. eFax, par exemple, propose des services de fax en ligne aussi abordables que pratiques et rapides.

2. Envoyez des fax avec votre smartphone

L’envoi de fax depuis votre smartphone nécessite-t-il encore un service en ligne ? Oui, c’est le cas, mais les économies en valent la peine par rapport au coût d’installation et de fonctionnement d’un télécopieur traditionnel.

Au-delà des avantages économiques évidents, l’utilisation d’un téléphone pour envoyer des fax offre une commodité inégalée. Tant que vous avez installé l’application logicielle de votre opérateur, vous pouvez facilement faxer en déplacement et numériser des documents avec l’appareil photo intégré de votre téléphone. Mieux encore, vous pouvez utiliser des fonctionnalités telles que le partage de fichiers sécurisé et les signatures électroniques.

En ce qui concerne la télécopie proprement dite, cliquez sur le bouton « composer une télécopie » dans l’application. Choisissez ensuite le pays du destinataire et entrez le numéro de fax auquel vous souhaitez envoyer le fax. Remplissez les détails nécessaires pour la couverture, tels que le nom de l’entreprise, le sujet et tout commentaire supplémentaire. Enfin, joignez le fichier requis et appuyez sur « envoyer ». C’est tout. Il n’y a pas de papier impliqué.

3. Télécopiez depuis un ordinateur

Lecteur, rencontrez votre télécopieur virtuel. Faxer directement à partir d’un ordinateur est une bonne idée si vous travaillez à distance et utilisez fréquemment votre ordinateur portable ou votre ordinateur de bureau.

Cette méthode nécessite toujours un service de fax. Utilisez-le pour déplacer des documents de votre ordinateur vers Internet. Si vous vous demandez si vous pouvez toujours utiliser Gmail pour transférer des fichiers, la réponse est un oui retentissant. Plus vos options sont flexibles et variées, plus il vous sera facile de faxer de n’importe où, n’importe quand. Le tout sans les coûts supplémentaires liés à l’entretien d’un télécopieur conventionnel.

4. Utilisez Google Docs pour envoyer des fax

Saviez-vous qu’il est possible d’envoyer un fax directement depuis Google Docs ou Google Sheets ? La plupart des services de télécopie en ligne offrent cette fonctionnalité, mais pour l’activer, vous devez d’abord intégrer votre télécopie en ligne à divers services Google Workspace.

Pour commencer, accédez à la section « plugins » de votre fichier Google Docs et vous verrez le menu des modules complémentaires presque instantanément. Avant de cliquer sur le bouton « Envoyer un fax », assurez-vous d’entrer le numéro de fax du destinataire et, si nécessaire, sélectionnez les spécifications supplémentaires dont vous avez besoin. La possibilité de personnaliser votre télécopie varie selon le fournisseur de services que vous choisissez.

C’est le bureau sans papier à son meilleur.

Pourquoi s’enliser dans la télécopie sur papier alors que vous pouvez passer entièrement au numérique ?

Alors que les télécopieurs ont légitimement mérité leur place dans l’histoire technologique, la télécopie en tant que processus ne doit plus être confinée au passé. La télécopie numérique est non seulement rapide et sans papier, mais elle facilite également la sécurisation des documents et la communication en déplacement. Si ces avantages se vérifient, alors la vraie question ne devrait pas être de savoir s’il faut ou non passer du fax manuel au fax numérique, mais plutôt quand. Nous espérons que ce sera bientôt.